在香港运营公司，周年审查（简称“年审”）是其维持合法地位最基本也是最重要的法定义务之一。理解并合规完成年审，不仅能确保公司正常运作，避免不必要的法律风险和高额罚款，更是维护公司信誉的关键步骤。那么，究竟如何年审香港公司？本文为您清晰梳理整个流程与核心要点。
一、 香港公司年审的核心内容
香港公司年审并非单一动作，而是指向两个法定机构提交特定文件及费用的年度要求集合：
- 向公司注册处提交《周年申报表》（Annual Return - Form NAR1）：
- 目的： 向政府申报公司在上一个财政年度（或成立周年日）结束时的最新状态信息。
- 关键正文： 申报表需准确填写公司注册地址、主要营业地点地址、股东及董事的详细资料（包括姓名/名称、地址、身份证明文件号码、持股数量等）、公司秘书资料、股本结构等。确保所有信息的时效性和准确性是重点。
- 提交时限： 公司成立周年日后42天内必须提交。这是铁律，逾期将产生递增罚款。
- 向税务局换领新的《商业登记证》（Business Registration Certificate）：
- 目的： 延续公司的商业登记资格，缴纳相关登记费及征费。
- 操作方式： 税务局通常会在当前商业登记证到期前约一个月发出续证通知及缴费单。公司需在旧证到期前缴纳费用以换取新一年的证书。新证有效期通常为一年（也可选择三年）。
二、 年审具体操作流程详解
熟悉了核心内容后，下一步是了解如何操作：
- 准备阶段：
- 整理内部记录： 收集过去一年公司股东、董事、公司秘书、注册地址、股本等信息的变更记录（如有）。
- 接收通知（税务局）： 留意税务局发出的续领商业登记证及缴费通知书（BR表格）。
- 确认截止日期： 牢记公司成立周年日，并以此计算提交周年申报表的42天期限。
- 填写与核对申报表：
- 获取表格： 从公司注册处网站下载最新版的《周年申报表》（NAR1表格）。
- 准确填报： 根据公司最新情况，仔细、完整、真实地填写表格所有要求信息。务必核对股东名册、董事名册等法定记录，确保信息一致无误。
- 缴纳费用：
- 周年申报表费用： 向公司注册处缴纳提交NAR1表的规费。费用标准可于公司注册处官网查询。
- 商业登记证费用： 根据税务局发出的缴费通知书（BR表格），按时缴纳相应的商业登记费及利得税征费（如适用）。支付方式通常支持电子支付、支票或银行转账。
- 提交申请：
- 周年申报表（NAR1）： 可通过公司注册处的电子服务“注册易”网上提交（最快最便捷），或打印填写好的表格连同缴费证明邮寄/亲自递交至公司注册处。
- 商业登记证续期： 完成缴费即视为申请续期。税务局处理完成后会签发新的商业登记证。可通过电子渠道下载电子版或等待邮寄纸质证书。
- 确认与存档：
- 保留好提交周年申报表的回执及付款凭证。
- 妥善保管税务局签发的新一年度《商业登记证》（电子版或纸质版），并将其展示于公司注册地址和主要营业地点。
- 将相关资料存档备查。
三、 年审中的关键注意事项
- 严格守时是生命线： 逾期提交周年申报表的罚款极其严厉。 罚款金额随逾期时间阶梯式递增，最高可达数万港币。即使公司无运营，也必须按时申报。商业登记证逾期续期同样会面临罚款及被视为非法经营的风险。
- 信息准确至关重要： 无论是周年申报表还是商业登记信息，提供虚假或误导性信息属于刑事罪行，可能导致检控。任何董事、股东、秘书、地址等变更，都应及时在公司注册处更新，并在年审时反映出来。
- “零申报”≠取消年审义务： 即使公司处于休眠状态或没有业务发生，依法仍需按时完成提交周年申报表和续领商业登记证这两项年审义务。不能以“零申报”为由省略年审。
- 地址有效性： 确保公司注册地址和税务局通信地址有效并能及时接收政府信函（特别是罚款通知单和续证缴费书）。地址失效是导致错过罚款的重要原因。
- 清晰区分“年审”与“报税”： 年审是向公司注册处和税务局履行的法定登记义务，主要关乎公司的“身份”合法性。 而向税务局申报利得税（即“报税”）是另一项独立的税务申报义务，发生在财政年度结束后（通常成立18个月后第一次）。两者流程、时限、负责部门均不同，切勿混淆。完成年审是公司合法存在的基础，报税则是履行税务责任。
- 逾期后果严重： 持续逾期未年审，除了不断累积的高额罚款，最终可能导致公司注册处将该公司的名称从公司登记册中剔除（即“除名”），公司及其董事的信誉将受到严重损害，恢复资格的程序也极为复杂和昂贵。
四、 实用建议：高效完成年审
- 善用电子服务： 公司注册处的“注册易”平台和税务局的电子服务，能高效完成周年申报表提交、查询和商业登记缴费、下载电子证书等，节省大量时间。
- 设立提醒机制： 在公司成立周年日和商业登记证到期日前设立多重提醒（提前1-2个月），避免遗忘关键期限。
- 授权专业秘书公司处理： 聘请经验丰富、可信赖的香港持牌秘书公司代理年审是最省心、最稳妥的选择。 专业秘书熟知法规流程和时限，能高效处理文件、代缴费用、及时跟进提醒，极大降低出错和逾期风险。在选择秘书公司时，务必核实其牌照资质。即使委托代理，公司董事仍需对提交信息的准确性负最终责任。
- 保持内部记录更新： 任何公司变动（如董变、股转、改地址）都应及时在公司内部记录（如成员登记册、董事登记册）中更新，并依法在变更后规定时限内向公司注册处申报（通常是15天内）。这为年审填报提供了准确基础。
- 关注法规更新： 香港的相关法例（如《公司条例》、《商业登记条例》）及费用标准偶尔会有调整，秘书公司或自行管理者应留意官方发布的最新信息。
