在香港这个高度法治化的国际商业中心，“做账凭证”绝非仅是简单的票据收集工作。它是《公司条例》 和《税务条例》 赋予每家注册公司的法定义务，是确保财务透明度、满足税务申报要求、顺利通过审计的核心基石，更是公司合规运营、长远发展的重要保障。清晰、完整、保存得当的做账凭证，是香港公司稳健经营不可动摇的基础。
一、法规要求：凭证管理的法律准绳
香港公司在做账和保存凭证方面，必须严格遵守以下核心法规：
- 《公司条例》第373条及第379条规定： 所有公司必须保存足以真实而公平地反映公司财务状况及交易的会计记录。这些记录必须合理详尽，能够随时被审计师及董事查阅。
- 《税务条例》第51C条规定： 公司有责任保留与报税表相关的所有记录和文件（即做账凭证），通常保存期为自相关交易结束起的7个完整课税年度。例如，就截至2024年3月31日止年度的税务报表，相关凭证需至少保存至2031年3月31日。
- 清晰性与可验证性： 凭证必须清晰可辨，包含足够信息（如交易日期、金额、交易对手方、交易性质等），以便外部审计师或税务局人员进行核实。
二、核心做账凭证类型：覆盖业务全流程
一套完整、合规的做账凭证体系涵盖公司运营的方方面面：
- 原始交易证据：
- 销售凭证： 销售发票/账单、收据、已签收的送货单、出口报关文件、银行收款通知（入数纸）。
- 采购凭证： 供应商发票/账单、付款凭据（支票存根、银行付款记录、转账凭证）、收货单、进口报关文件、合同副本。
- 费用凭证： *各类费用发票或收据*（租金、水电煤、差旅费、交通费、通讯费、佣金、专业服务费等）、内部报销单及审批记录。
- 银行记录： *银行月结单*、存款单、支票簿存根、信用证、银行通知函等（反映所有现金流入流出）。
- 资产与负债证明：
- 固定资产： 购买发票或合同、产权证明（房产）、租赁合同、保险单、折旧计算表。
- 存货记录： 验货单、存货盘点表、进销存系统报告（若有）。
- 债权债务： 应收/应付账款明细账、借据/贷款协议、租赁合同。
- 股东资本变动： 股东注资证明、银行入账记录、股份转让协议。
- 内部管理文件：
- 工资记录： 雇佣合同、员工登记表格、工资单、强积金（MPF）供款记录、代缴税款记录（如适用）。
- 董事会及股东会议记录： 与财务决策相关的重要决议。
- 会计政策说明文件。
- 税务相关文件：
- 上年度报税表副本、税务局评税及缴税通知。
- 免税或特别税务处理的支持性文件，如离岸收入证明文件（如适用）。
- 转让定价文档（如适用）。
表：香港公司主要做账凭证类型及要求概览
| 凭证类别 | 具体凭证举例 | 关键要求 |
|---|---|---|
| 销售收入 | 销售发票、收款收据、银行收款通知、送货签收单 | 清晰记录客户、日期、品项、金额及付款方式 |
| 采购/成本 | 供应商发票、付款记录、收货单 | 清晰记录供应商、日期、品项、金额及业务用途 |
| 营运费用 | 各类费用发票/收据（租金、水电、差旅等）、费用报销审批记录 | 费用性质明确、支持业务运作、取得正规票据 |
| 银行记录 | 银行月结单、支票存根、存取款单 | 完整反映所有账户资金流动，日期与金额需匹配其他凭证 |
| 固定资产 | 购置发票、合同、付款证明、产权证明 | 清晰记录资产描述、购入成本、日期及权属 |
| 工资薪金 | 雇佣合同、员工登记信息、工资单、MPF供款记录 | 符合雇佣条例，*MPF供款需匹配*，税款扣缴正确 |
| 税务文件 | 上年度税表副本、评税通知书、缴税记录、税务争议相关往来函件 | 按税务局要求完整保存，特别是评税及争议材料 |
三、合规记录与保存的关键要点
确保凭证合规有效，需关注以下关键操作原则：
- 及时性与连续性： 交易发生后应及时取得或生成凭证，并系统性地整理归档。*避免事后集中补做或凭证缺失*。记账工作应定期进行（通常每月一次）。
- 完整性与准确性： 凭证信息（日期、金额、交易方、摘要/用途）必须齐全且准确无误。发票或收据需是正式单据（有开票方名称、地址、商业登记号等）。
- 合法性与相关性： *所有费用凭证均需与公司业务相关*，且是经营中真实发生的。私人费用绝不可计入公司账目。
- 清晰分类与归档： 凭证应按照业务类型（如销售、采购、费用）、时间顺序（如按月、按年）或账户类型清晰分类。采用电子化记账系统的公司，*也需建立规范的电子文件存储和索引系统*。
- 安全存储与可检索： 无论纸质或电子凭证，都必须存储在安全地点（防火防盗防潮），并保证在法定保存期内能快速、准确地检索到所需文件。税务局接受微缩胶片或电子记录形式的存档，但*必须符合特定要求*（如不可修改、清晰可辨）。
- 电子化趋势与规范： 越来越多的香港公司采用电子发票和电子会计系统。*务必确保电子凭证的真实性、完整性、安全性及可读性*，符合《电子交易条例》的要求。
四、特殊注意事项与常见错误规避
- 现金交易： 现金收支需有清晰的收据或内部签收记录。尽量避免大额现金交易，*尤其是大额现金收入需特别谨慎记录并有合理解释*。
- 关联交易： 与董事、股东或关联公司的交易必须有清晰的合同、董事会决议记录以及符合独立交易原则的定价凭证。
- 离岸业务声明： 如果公司声称有离岸收入（豁免香港利得税），必须备有充分、可信的证据支持该论断（如合同、通讯记录、物流单据等），并反映在完整凭证链中。
- 常见错误警示：
- 凭证缺失或不完整： 交易无凭据或凭据信息不全（如缺日期、金额、交易方印章）。
- 公私不分： 将私人开销混入公司账目。
- 记录混乱不清： 凭证未分类整理
