香港作为国际金融中心，其严谨透明的公司治理制度备受全球投资者信赖。年度审计是香港公司合规运营的核心环节。不少企业主常问：究竟需要准备哪些证件材料才能顺利完成审计？本文将清晰梳理香港公司审计所需的关键证件清单，助您高效合规。
一、 理解香港审计法规核心要求
根据香港《公司条例》，所有在香港注册的有限公司，无论规模大小或是否有盈利，都必须每年委任合资格的香港执业会计师进行法定审计，并向公司注册处提交经审计的财务报表（核数师报告）。完备且真实的证件资料是审计工作合法开展的基石，直接影响审计意见类型与报告可信度。
二、 香港公司审计必备10类关键证件清单
- 公司注册及存续证明文件：
- 公司注册证书 (Certificate of Incorporation - CI)： 证明公司的合法成立。
- 商业登记证 (Business Registration Certificate - BR)： 确认公司的商业登记状态及有效期限。需提供最新年度的有效BR副本，这是税务申报与审计的基础。
- 公司章程 (Articles of Association)： 规定公司的内部管理规则。
- 公司变更文件 (如有)： 如更改公司名称、注册资本、注册地址、董事/股东等的相关文件（如ND2A、ND4等表格）。
- 财务账簿与记录：
- 总分类账 (General Ledger) & 明细分类账 (Subsidiary Ledgers)： 包含所有交易记录的原始账簿。这是审计师追踪交易、核对余额的核心依据。
- 银行月结单 (Bank Statements)： 覆盖整个审计期间的所有公司银行账户（包括香港本地及离岸账户）的对账单原件或经认证的电子副本。至关重要，用于核对现金收支、验证交易真实性。
- 现金日记账 (Cash Book)： 记录所有现金收支详情。
- 销售/收入记录 (Sales/Income Records):
- 销售发票/收据副本 (Copies of Sales Invoices/Receipts)
- 销售合同/订单关键页 (Key pages of Sales Contracts/Purchase Orders)
- 收银机汇总记录 (如适用)
- 采购/支出记录 (Purchase/Expense Records):
- 供应商发票 (Supplier Invoices)
- 费用单据 (Expense Vouchers/Receipts) （如租金、差旅费、招待费等）
- 员工薪酬记录 (Payroll Records) （包括雇佣合同、工资表、MPF供款记录等）
- 资产与负债证明文件：
- 固定资产清单及证明： 购买合同/发票、产权证书（房产）、租赁协议（租赁资产）、折旧计算表等。
- 存货清单： 期末盘点记录 (Stock Take Sheet)、存货估价依据、存放地点证明等。审计师通常会进行存货监盘或检查相关记录。
- 应收/应付账款明细及支持文件： 客户/供应商对账单 (Statement of Account)、催款函、还款协议等。
- 借款协议/贷款合同： 清晰显示贷款金额、期限、利率、抵押担保等条款。
- 投资证明： 股权证明、基金份额确认书、投资协议等。
- 股东及股本文件：
- 股东名册 (Register of Members)： 显示审计期间的股东姓名/名称、持股数量及变动记录。
- 股本认购及变动证明： 股份分配文件、验资报告（如涉及实缴资本）、股份转让协议副本等。
- 重要合同与法律文件：
- 租赁合同 (Lease Agreement)： 办公室/店铺/仓库租金是常见支出项。
- 重大销售/采购合同 (Material Sales/Purchase Contracts)： 影响收入确认或大额负债的长期合同。
- 知识产权证明： 商标、专利、版权注册证书。
- 担保文件： 公司为他人提供的担保记录。
- 诉讼/仲裁文件 (如有)： 可能形成或有负债。
- 税务相关文件：
- 上年度审计报告及税务计算表： 作为本年度审计的参考基准。
- 已提交的利得税报税表 (Profits Tax Return - PTR) 副本： 特别是当前审计年度相关的报税表草案或终稿。
- 税务局发出的评税通知书、缴税通知及付款凭证。
- 支持税务减免、抵免、暂缴税计算的证明文件。
- 董事会及股东会议记录：
- 董事会决议 (Board Minutes)： 批准财务报表、宣告派息、重大投资/融资决策、董事任命/辞任、关联交易批准等的记录。
- 股东会决议 (Shareholders’ Minutes)： 特别是涉及章程修改、重大资产处置、股本变动、审计师聘任等的决议。这些文件是审计师验证交易授权性的重要依据。
- 关联方交易资料：
- 关联方清单： 包括董事、主要股东及其关联公司/实体。
- 关联交易合同、协议副本： 如集团内部销售/采购、资金借贷、服务收费、资产租赁等。
- 关联交易定价政策及支持文件： 证明符合公平交易原则（Arm’s Length Principle）。审计师会重点审查关联交易的公允性及披露完整性。
- 公司印章：
- 法团印章 (Common Seal - 如公司使用)、印章印鉴。 审计师可能会核对重要文件上的盖章。
- 审计师要求提供的其他说明/确认函：
- 这是不可或缺的环节。审计师在审计过程中，可能就特定事项（如管理层意图、诉讼状况、关联方识别完整性、重大会计估计依据等）要求公司管理层出具书面声明或提供额外解释、证据。
三、 高效准备审计证件的实用贴士
- 日常管理是关键： 建立规范、持续的会计档案管理系统，按类别、时间顺序存放所有原始凭证和文件。避免年末临时抱佛脚，手忙脚乱易导致遗漏。
- 完整性至关重要： 提供的文件必须涵盖整个审计期间（通常为一个财政年度），所有银行账户、所有重要交易都应包含在内。
- 真实性与准确性： 严禁伪造、篡改文件。任何虚假记录都会导致严重后果。
- 清晰可辨： 提供清晰的副本（如扫描件、复印件），原始凭证妥善保管备查。银行对账单避免截图，最好提供银行盖章的对账单或官方电子对账单。
- 及时沟通： 与审计师保持顺畅沟通，及早了解其具体要求和时间表。对审计师提出的疑问，应尽可能及时、完整地回复并提供补充资料。
- 利用科技工具： 考虑使用云端会计软件（如Xero, QuickBooks Online）和电子文档管理系统，便于实时记录、存储和按需导出交易数据与支持文件，大幅提升审计资料准备效率和协同性。
四、 常见问题解析：避免审计准备误区
- Q：公司业务量小/亏损，能否免除审计？ A：不能。 根据香港《公司条例》，除特定豁免情况（如休眠公司），所有有限公司都必须进行法定
